提高涉外公证质量，促进公证事业发展

济南市公证处  赵引

随着我国改革开放的不断深入和综合国力的加强，特别是我国加入WTO后与国外的经济交往更加频繁，这些都给涉外公证工作提出了更高的要求，使涉外公证工作面对许多新的课题。要使涉外公证工作更好地适应新形势的发展和要求，就须不断研究新领域的涉外公证工作，不断地提高涉外公证的质量。
一、提高涉外公证质量的重要性
公证处是国家证明机关，公证员是代表国家行使证明权的专业法律工作者。公证工作是一项严肃、认真、细致的工作，涉外公证质量好坏，直接关系到国家的信誉，关系到法人、公民和中外各方当事人的利益。1980年公证制度恢复以来，基础比较薄弱，条件比较差，公证人员整体素质偏低。从社会看由于历史原因所致全社会公证法律意识淡薄，从立法上看，实体法中设有规定必须公证的内容，程序法中也缺乏对公证效力的充分保障，反映在公民、法人中对公证的法律地位、作用知之甚少，公证意识差，因此公证质量的提高和公证事业的发展都受到一定的影响，从公证质量检查中发现有不容视的问题，如卷宗中缺少证明材料，有的公证人员对有关法律关系不清楚，有的违反办证程序，不严格按公证程序办证，还有社会上存在着假材料、假证明等也给公证人员出证带来了不少的困难，再就是公证处之间的不正当竞争。以上问题虽然不是普遍现象，但直接影响办证质量，也是造成错假证的原因。因此重视办证质量是一个不可忽视的问题。
二、提高涉外公证质量的措施
“以质量求信誉，以信誉求发展”，公证机关要以良好的信誉赢得公证业务的信誉，才能推动公证事业的不断发展。因此质量是公证的首要问题，要使涉外公证书出具有不可置疑的法律、证据效力，真正发挥其应有作用，就必须做到以下几点：
（一）认真学习、不断提高公证人员的政治业务素质
涉外公证从广义上讲应包括涉港澳台公证，这项工作政策、法律性强，情况相当复杂，不仅涉及我国民事、经济、侨务、台港澳事务等各方面的政策和法律，而且还涉及到公证文书使用国的法律及有关规定和知识。涉外公证文书质量如何，直接关系到国家的尊严和我国公民及海外侨胞、港澳台同胞的利益。涉外公证人员业务政治素质高低，直接关系到公证的质量。因此，要建立与业务工作相适应的学习制度，持之以恒，常抓不懈。及时学习我国对外方针，对台政策，国家新颁的法律、以及各级司法行政机关制订的规章，做到时间、人员、效果的落实，并针对工作当中遇到的问题，进行研究和探讨。如婚姻登记条件颁布后，我们通过及时学习，根据公民结婚登记不须提供单位证明的新规定，马上意识到到国外结婚使用的未婚、未再婚公证可能遇到的问题，及时向上级司法行政机关反映作到了及早的准备。在工作当中还要注意收集、了解国内外有关的政策、法律，以不断增强办理涉外公证的能力，还要加强与有关部门如律师、银行、外经贸等部门联系问题的能力，如本市一家房地产公司称有某国投资公司有巨款投资，但需公证他们签订的投资协议书后方可投资，经我们审查，其协议书并不符合我国的合资企业法或合作企业法，外商并不承担任何风险责任，不过是变相的贷款合同，我们通过咨询律师、银行和外经贸部门，都认为这是不符合我国吸收外资的政策，如企业签订了这一协议并经过公证，实际上是把外债的责任转到了国家，我们拒办了这一协议公证。
（二）严格质量措施，加强质量管理
公证文书的质量直接关系公证事业的发展，为了保证办证质量，堵塞错假证的漏洞，必须强化管理制度，用制度约束人，以确保公证质量。
1、重大疑难公证事项集体讨论和请示汇报制度，涉外公证所遇到的问题，涉及法律政策常是多层次、错综复杂的，实践中，每每遇到新的公证事项，为保证涉外公证质量，维护公证处的信益，对一些疑难复杂的公证事项要集思广益，充分发挥集体力量。对一些一时拿不准，无把握的公证事项，要及时请示报告，绝不冒然出证，如我市一家外资企业，为在台湾减免所得税，要求公证其在我市的交税情况，并要求办理实体性的公证文书，因涉及公证书的格式。我们及时请示后才予办理。
2、出证前的审批制度，这是保证涉外公证质量又一重要措施，近年来，出现了不少的假材料、假证明，有的当事人第一次被拒办后，又到其他的公证室去申办，有的公证员缺少经验，又一次呈报审批，由于审批人的把关，标准一致，再次被拒办。领导审批绝不是简单地行使签发批准的职权，而是对公证人员办理公证事项内容是否真实、合法，汇报材料是否可靠，程序是否符合规定等进行出证前的全面把关。
3、定期的质量检查制度，定期对公证质量进行检查，并认真地分析总结，从中发现问题并及时进行改正，这也是提高涉外公证质量的一条有效途径，从定期的质量检查中，大家可以从卷宗中发现问题，吸取经验教训，也可以达到互相学习，互相借鉴的目的。
（三）切实做好调查研究，确保公证文书的真实性、合法性
坚持对有关的公证事项的调查，是确保涉外公证事项的重要环节，是提高涉外公证质量的根本。办证实践中，有些当事人，为达到某种目的，利用单位盖章的漏洞提供假证明或到其他单位开具介绍信，更有甚者，去私刻公章或买假证明，如公证员稍有不慎，便可能上当受骗。如有一医生，大学学历，年已三十，来办理未婚公证，提供了单位出具的未婚证明，公证人员经过察言观色，觉得不些疑问，此人工作不错，学历不低，年龄不小至今未婚不太可能，便提出去其单位调查。此时，当事人吱吱唔唔，不愿提供单位地址，更引起公证人员的怀疑，经进一步追问，不得不说了实话。他不但已婚并有一子，只是与妻子关系不好，想办一未婚公证出国后再婚方便，公证人员严肃地向他讲明骗取公证可能引起的法律后果，拒办了这一公证申请，防止了一起错证的出现。
三、涉外公证前景展望
目前，公证机关所办的大多是公民因私出境所需的出生、婚姻、未受刑、学历、经历等涉外民事公证事项，对涉外经济领域涉及不多，随着我国加入WTO，中国企业迈出国门走向世界和外国企业进入中国，有许多涉外公证服务领域，公证机关应不断开拓进取，以适应新形势的发展，通过办理商标、专利、招标投标、产品说明等项目的公证，可以提高我国企业进入国际市场的信誉，如我市一家药品企业出品，办理有关证明的公证后，国外代理商在国外报纸大作广告，声明该产品经公证处以XXX号公证书公证，以扩大销售，由此可见公证文书在国外的信誉，另外在国外发行股票，在境外设立公司建立办事处，国内企业的法人资格证书、营业执照、资信证明、必须经公证后才能被国外机构所认可。
总之，公证质量是涉外公证工作的生命线，只有牢牢把握公证质量，才能不断提高公证机关的信誉，以期求得不断开拓、不断发展，以公证的不可代替的独特作用，服务于我国的涉外民事、涉外经济等领域，体现公证的真正价值，为我国的社会主义市场经济服务，为我国的法制建设服务。