要素式公证书的推行情况存在的问题及建议

济南市公证处   白 晓

根据司法部“关于保全证据等三类公证书试行要素式格式的通知”的精神，我处自2000年7月份开始对国内使用的保全证据、现场监督、合同（协议）三类公证书试行要素式公证书格式，现将我处试办要素式公证书格式的情况及存在问题、建议等介绍如下：
一、推行情况
我处在推行要素式公证书工作中经历了试点阶段和全面推行阶段。2000年7月至12月是试点阶段，2001年1月至今为全面推行阶段。试点阶段处领导非常重视，根据本处的实际情况，经研究将试点阶段分三步进行，一是学习阶段，2000年7月份组织全处公证员全面系统的学习了司法部律师公证工作指导司编写的《要素式公证书》试行格式辅导材料》。通过学习使公证人员认识到推行要素式公证书是公证工作改革的一项重要内容，是对传统公证书格式的全面突破，推行要素式公证书对公证员的综合素质提出了新的要求，他要求公证员对证明事项的合法性审查将更为具体、严格，对其合法的判断认定必须是确定的，否则就无法在证词中加以注明，在撰写要素式公证书时，要尊重法律语言的规律，注重语法修词、遗词造局和逻辑关系，使用法言法语，正确使用标点符号，使公证书切实发挥民事诉法第67条规定的作用，通过学习还使公证员初步掌握了国内使用的保全证据、现场监督、合同（协议）三类要素式公证书格式与传统定式格式的区别及要素式公证书格式的基本结构。二是应用阶段，2000年8月至12月份全处公证员开始对国内使用保全证据、现场监督、合同（协议）等三项公证事项进行要素式公证书格式出证，期间全处共办理了保全证据类公证23件，现场监督类公证25   件，合同（协议）类公证137件。三是总结阶段，2000年年底处里成立了主任任组长，分管业务的副主任任副组长，各处室主任及部分公证员任成员的领导小组，对试点阶段全处办结的各类要素式公证书进行了全面的公证质量检查，并将检查的结果通报全体人员。
2001年1月全处开始全面推行要素式公证书至五月底共办结各类要素式公证书169件，其中，保全证据类12件，现场监督类17件、合同（协议）类140件。
二、存在的问题：
通过对要素式公证书试点阶段和全面推行阶段中公证员在办理要素式公证书工作和已办结的各类要素式公证的公证质量情况看，目前办理要素式公证书还存在以下问题：
（1）、要素式公证书格式从内容到形式都有较以往传统的定式公证书格式复杂，公证员在证明活动中要收集、审查确认的内容的增多，出现审查内容的缺项，使其无法在证词中加以注明。
（2）、对要素式公证书试行格式的掌握不够全面、深刻。证词中的必备要素有漏项，叙述简单，用字不规范，如公证书标题部分没有使用二号仿宋体，公证书证词中的年月日使用阿拉伯数字、标点符号使用不当等情况。
（3）、证词中的选择要素使用还没有脱出传统的定式格式，离要素式公证书的要求还有差距，证词中还有违背法律语言规律的用语。
（4）、证词中对证明对象适用法律的掌握不够全面。有些证词中没有表述适用的法律。
三、建议
要素式公证书是公证工作中的一项新事物，为进一步做好推行要素式公证书格式的工作，充分发挥公证职能作用，现结合我处推行要素式公证书的实际提出如下建议：
（1）、加强上级公证主管部门对办理要素式公证书的指导工作。
（2）、举办要素式公证书理论培训学习，使公证员系统地学习要素式公证书理论。
（3）、加强对公证员的法律知识业务水平，工作技能的再教育，提高公证员队伍的素质。
（4）、对已办结的保全证据、现场监督、合同（协议）三类要素式公证书中有代表性卷宗进行讲评。