浅谈公证业务档案自动化管理的施行

济南市公证处     王晖

公证档案是公证机关证明活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分，具有重要的参考利用价值。根据《公证档案管理办法》的规定“公证处应配备专职或兼职档案管理人员，根据备件逐步设立档案机构”。目前，各级公证机关均设有专人对业务档案负责收集、整理，有条件的公证处还设立了专门的档案室，作为公证机关内具有参谋和咨询作用的部门，公证档案室历来是公证机关工作的助手，是公证工作的重要组成部分，是提高公证处工作效率和工作质量的必要条件。
近几年来，随着我国经济建设的迅速发展，公证机关在社会主义市场经济体制的建立和完善及改革开放的不断深入中，显示出越来越重要的地位，公证服务领域得到拓宽，新的公证项目不断涌现，业务量日益具增，而公证业务档案的数量也随即增加，这一情形在一些较大规模的公证处更为显著。以我处为例，自九六年以来，每年收集整理的业务档案均在两千本以上，相当于九五年前两至三年的档案数量的总和，相当于九零年前五年的档案数量的总和。而在另一方面，业务档案的收集、整理仍沿续着固有的方式，完全由人工整理存放，手段相对滞后，已不适应公证业务日新月异的发展速度，其负面影响正在日益显露，使得文书、档案这些重要的信息得不到有效、及时的利用。实践已告诉我们，当前档案数量的急剧增加同原有的陈旧的手工整理方式之间的矛盾日益突出，必须改变原有的管理方式。因此，公证业务档案的管理由目前的人工管理向自动化管理方式的转变已不可避免的摆在各级公证机关决策者及档案管理人员面前，下面我就如何转变谈几点初浅看法：
一、公证业务档案自动化管理的含义
通俗的讲，公证业务档案自动化管理就是把先进的科学技术引入档案管理工作之中，用先进的科学技术来代替人的一部分工作，培养出适合目前工作需要的高素质的档案管理人员，大幅度提高办公效率和质量，充分利用业务档案资源，进而提高各项工作的效率。
二、公证业务档案自动化管理的作用和影响
（1） 公证业务管理直接使档案管理人员节省大量的工作时间，档案资料的查阅变得极为方便和迅速，使档案管理人员可以充分利用节省的时间从事其他工作；
（2） 提高工作效率，可以将档案管理人员的数量降至最少。在我处，近几年的档案整理工作，基本需要除二名专职档案人员外，还需经常抽调其他人员帮忙，如果全部更新为自动化管理，我看一个人即可完全胜任此项工作；
（3） 由于借助计算机及网络技术等先进手段，使档案的整理、调阅变得准确、及时、可靠，大大减少了手工整理所产生的错误、遗漏等现象；
（4） 档案管理自动化作为办公自动化的一个部分，如能实现，将大大促进办公制度和管理制度的改革，为全面实行办公自动化积累丰富的经验，增添新的内容；
（5） 档案的自动化管理是档案工作的新发展，它的产生和实施必将给档案工作和管理人员提出一些新的更高的要求，促使档案工作人员学习新知识、新技术，以适应新的工作方式，它必将使档案工作从理论到技术，包括管理人员的队伍建设产生较大的变革。
三、公证业务档案自动化管理得以实现的三个条件：
（1） 合格的人才。要实现公证业务档案的自动化管理首先要配备至少一名经过专门培训，既精通档案管理规定又能熟练操作微机的人员，最好能具有对设备进行维护、保养的基本能力，以保证有关设备的正常运转。档案的自动化管理系统是一个人机系统，再先进的管理模式也应由人来进行操作，所以优秀的档案管理人员是实现自动化管理的首要条件；
（2） 经费的保障。公证业务档案的自动化管理作为一种现代化管理手段，需要有一定的经费保障其运转。这些费用包括微机及其周边设备、软件的开发和管理人员的培训费用等。在档案自动化管理实施的开始阶段，要花费一定的成本，但这些成本所带来的成果也必能使档案的管理和利用工作事半功倍，所以投入和回报这是辨证的统一，相辅相承的。
（3） 制度的完善。由于在档案管理中引进了计算机技术进行自动化管理建立起人机系统，这不仅将大大提高管理的效率，同时也对管理工作提出了新的要求，这就要求冲出传统的管理模式制定出详细的符合自动化要求的管理制度使这个新的系统发挥更大的作用。
四、公证业务档案自动化管理的可行性分析
根据目前公证业务发展的现状和我处多年来公证业务档案整理的经验，我认为：公证业务档案的自动化管理势在必行，并应该及早施行，尽快见效。但在实际工作中很可能会遇到各种困难和阻力。只要坚持实事求是的态度，坚持争创一流工作成绩的精神，档案自动化管理是可以实现的。
（1） 鉴于目前各级公证机关的发展并不十分均衡，各方面的条件又有相当大的差距，我们认为可先在规模较大的省或市地级公证处进行试点建设，成型见效后再逐步推广。
（2） 做什么事都不能一步登天，档案管理的自动化，虽是一项紧迫的任务，但也应循序渐进，找准突破口，逐渐完善。根据我们的经验，在整理业务档案的工作中，抄写盒内目录和编写索引将耗费整个整理工作四分之三以上的时间，同时还牵扯较多的人员，对人力和时间是极大的浪费，如果使用微机录入、编辑将缩短一半以上的时间，并且错误、遗漏现象也可以大大减少。我处已开始尝试在上述两项工作中引入自动化管理，今后还可以利用扫描仪等先进设备对存档的易损坏、消逝（如复印件）的材料录入电脑保存，逐步实现全面的自动化管理。
（3） 充分利用网络的优势，加强各公证机关档案管理部门的协作。二十一世纪是信息化的时代，网络作为高科技的产物，将在各个领域发挥其巨大的作用，充分利用网络信息，搞好档案管理工作是必不可少的。省厅的全省联网计划也已进入实质性阶段，我们期待着更大范围网络的形成和使用，这必将使我们的办公方式迈上一个崭新的台阶。
（4） 加强与电脑专业人员的合作，开发适合于本地使用的公证业务档案管理应用软件。现在，北京等公证业务发展较快的地区已经研制出了公证工作管理软件，我们可以借鉴先进单位的经验，开发具有我们当地特色的产品，这是实现公证业务档案自动化管理体制的重要保障。目前，我处与省内知名软件设计公司共同开发的公证档案管理软件已进入试运行，不久将正式实施，我们坚信这必将有力地推动我处的档案管理工作。
综上所述，公证业务档案的自动化进程是一紧迫而艰巨的任务，它需要各级公证机关的领导和档案管理人员共同努力，使我们的各个管理系统都逐步向自动化方向迈进，使公证工作再上新水平！